Ce înseamnă SEAP, cum se folosește și cum poți accesa activități pentru Școala Altfel și Săptămâna Verde

Sistemul Electronic de Achiziții Publice (SEAP), cunoscut și sub denumirea SICAP (Sistem informatic colaborativ pentru mediu performant de desfășurare al achizițiilor publice), reprezintă platforma digitală oficială prin care instituțiile publice din România, inclusiv unitățile de învățământ, își desfășoară procesele de achiziții în mod transparent și eficient.

Pentru școli, SEAP oferă o oportunitate valoroasă de a identifica și contracta furnizori de servicii educaționale pentru programele naționale „Școala Altfel” și „Săptămâna Verde”, această platformă centralizată permițând accesul la o gamă diversificată de activități educative. Află din acest articol tot ce trebuie să știi despre SEAP!

Ce înseamnă SEAP?

SEAP (Sistemul Electronic de Achiziții Publice) este o platformă online gestionată de Autoritatea pentru Digitalizarea României, cu rolul de a facilita și transparentiza procesul de achiziții publice în România.

Cu alte cuvinte, SEAP este locul unde autoritățile publice (de exemplu primării, instituții de învățământ, ministere) publică anunțuri legate de diverse achiziții, iar firmele interesate (operatorii economici) consultă aceste anunțuri și participă la licitații, depunând oferte direct prin platformă.

Tipuri de achiziții implementate în SEAP

Procedurile de achiziție din SEAP se desfășoară prin:

• Achiziții directe -unde autoritățile contractante își aleg și cumpără direct din oferta de produse și servicii ale operatorilor economici.
• Licitația deschisă – unde orice ofertant interesat poate participa, fără restricții.
• Licitația restrânsă – care presupune o etapă prealabilă de selecție, în urma căreia doar candidații calificați pot depune oferte.

De asemenea, în platformă poate fi consultat Planul anual de achiziții al fiecărei autorități contractante, care include intențiile de cumpărare și estimările privind momentul achiziției. Aceste planuri sunt publicate la începutul anului, însă pot fi actualizate ori de câte ori apar modificări pe parcursul anului.

Rolul și importanța SEAP

SEAP contribuie semnificativ la creșterea transparenței în achizițiile publice, oferind acces deschis la toate procedurile de atribuire organizate de instituțiile statului. Prin publicarea centralizată a tuturor anunțurilor și deciziilor legate de achiziții, SEAP oferă un cadru clar și controlabil pentru respectarea legislației în domeniu.

Pentru mediul privat, SEAP reprezintă o sursă importantă de contracte. Firmele mici și mijlocii au și ele ocazia de a participa la licitațiile deschise, indiferent de zona geografică sau domeniul de activitate.

Prin digitalizarea procedurilor, SEAP reduce birocrația și economisește timp atât pentru autorități, cât și pentru ofertanți. Documentele se depun online, iar comunicarea se face rapid și eficient, ceea ce contribuie la un proces mai fluent și mai clar.

Pentru ce pot cadrele didactice folosi SEAP?

Cadrele didactice pot folosi platforma SEAP, însă nu în calitate de persoane fizice, ci în cadrul instituțiilor de învățământ în care activează (de exemplu, școli, licee sau universități) și doar dacă sunt împuternicite sau fac parte din echipele responsabile de achiziții.

Instituțiile de învățământ, prin reprezentanții săi, pot folosi SEAP pentru:

• Achiziția de materiale educaționale. De exemplu, cadrele didactice pot cumpăra prin intermediul SEAP cărți, manuale, echipamente didactice, materiale auxiliare, jocuri educative, software educațional sau platforme online pentru învățare.
• Dotarea sălilor de clasă sau laboratoarelor.  Achiziții de mobilier școlar, table interactive, laptopuri, imprimante, echipamente multimedia sau instrumente pentru experimente pot fi derulate prin SEAP, cu condiția ca școala să aibă buget alocat și procedurile legale în ordine.
• Organizarea unor evenimente educaționale precum Școala Altfel/Școala Verde. Cadrele didactice pot achiziționa prin SEAP tot ce au nevoie pentru a organiza activități pentru Școala Altfel sau Școala Verde. De exemplu, pot încheia contracte cu firmele ce oferă servicii educaționale, precum experimente științifice sau alte ateliere interactive, dar pot cumpăra și materiale didactice sau transportul necesar desfășurării activităților din programul Școala Altfel/Verde.
• Proiecte finanțate prin fonduri europene sau naționale. Dacă o instituție de învățământ derulează un proiect care presupune achiziții, acestea trebuie făcute transparent prin SEAP. Cadrele didactice pot fi implicate în definirea necesarului sau în evaluarea ofertelor.

Cum te loghezi în SEAP și cum folosești platforma?

Înregistrarea în SEAP este obligatorie pentru două categorii principale de entități:

• Autoritățile Publice – care au nevoie de acces pentru publicarea și organizarea licitațiilor;
• Operatorii Economici/Ofertanții – care trebuie să se înregistreze pentru a-și publica ofertele în catalogul electronic sau pentru a depune oferte online în cazul licitațiilor organizate electronic.

IMPORTANT! Dacă sunt întrunite condițiile legislative, se poate ca o persoană juridică să aibă dublu statut: de autoritate contractantă și de ofertant, însă aceasta trebuie să se înregistreze în sistem pe de o parte ca autoritate contractantă și pe de altă parte ca ofertant.

Procedura de înregistrare în SEAP a autorităților publice

În cazul autorităților publice, procedura de înregistrare este următoarea:

1. Accesarea site-ului e-licitatie.ro- secțiunea Autoritatea contractantă – Înregistrare (cont nou) și completarea testului antirobot, apoi apăsarea butonului „Confirmați și continuați” pentru acordul cu termenii și condițiile platformei.

2. Completarea formularului de înregistrare:

3. După apăsarea butonului „Finalizează înregistrarea”, cererea de înregistrare va fi salvată automat în sistem.

4. După ce cererea este aprobată de un operator SEAP, se va primi la adresa de e-mail înscrisă în formularul de înregistrare un mesaj informativ privind emiterea certificatului digital de acces în sistem.

5. Certificatul digital emis se descarcă urmând instrucțiunile și linkul primite la adresa de e-mail.

IMPORTANT! Certificatul digital este valabil timp de 2 ani de la data emiterii sale!

Cum se achiziționează produsele/serviciile în SEAP de autoritățile contractante?

Pentru achiziționa produsele sau serviciile educaționale necesare prin intermediul SEAP, autoritatea contractantă (de exemplu instituția de învățământ) se înregistrează în platformă și apoi se autentifică în contul creat. După logare, are două opțiuni:

1. Poate face cumpărări directe

Acest lucru presupune alegerea unui produs din catalogul de oferte al unui operator economic. Inițierea achiziției se face din modulul ”Cumpărări directe”. Acolo, autoritatea contractantă consultă catalogul de produse ale ofertanților, adaugă reperele dorite și inițiază achiziția prin completarea denumirii achiziției, descrierea, condițiile de livrare și plată, cantitatea și prețul. Apoi, selectează tipul de contract, codul CPV și proiectul / programul dacă achiziția este finanțată din fonduri europene. De asemenea, va stabili și data limită până la care ofertantul poate formula răspunsul.

La primirea cererii, ofertantul poate fie refuza, fie accepta cererea autorității contractante, caz în care completează sumele pentru cheltuielile suplimentare. Dacă autoritatea contractantă nu ia o decizie într-un anumit număr de zile de la data de răspuns a ofertantului, procesul de achiziție se va închide, iar achiziția rămâne neatribuită.

Dacă autoritatea contractantă acceptă oferta operatorului economic, în SEAP va apare ”achiziție atribuită”.

2. Poate iniția o licitație (deschisă sau restrânsă).

Acest lucru se realizează prin publicarea în SEAP a unui anunț de participare din modulul de ”Publicitate anunțuri”. Autoritatea contractantă poate încărca și un caiet de sarcini ca atașament la anunț. Anunțul nu necesită validarea vreunui organism de reglementare și control și nu se transmite la JOUE.

Procedura de înregistrare în SEAP pentru operatorii economici

În cazul ofertanților (operatorilor economici), procedura de înregistrare este asemănătoare și implică următorii pași:

1. Accesarea site-ului  e-licitatie.ro – secțiunea  Ofertant – Înregistrare (cont nou), accesarea butonului „Confirmați și continuați” pentru confirmarea acordului cu termenii și condițiile platformei SEAP.

2. Selectarea țării de origine, completarea câmpului persoana fizică/juridică și câmpul CUI/CIF, apoi completarea testului antirobot și apăsarea butonului „Mai departe”:

3. Completarea online a formularului în pagina „Completare formular înregistrare ofertant”, iar după finalizarea operațiunilor accesarea butonului verde „Mai departe” (dreapta-sus).

4. În continuare, trebuie urmate instrucțiunile din pagina care se deschide:

• fie opțiunea de validare automată a cererii – dacă CUI-ul a fost identificat în baza de date și operatorul deține un certificat digital calificat emis de un furnizor acreditat pentru semnarea electronică a cererii. În acest caz certificatul digital va fi emis imediat.
• fie opțiunea de validare manuală a cererii – dacă ofertantul nu deține un certificat digital sau este un operator economic din afara României. În această situație, certificatul digital va fi emis după verificarea documentelor și aprobarea cererii de operatorul SEAP.

5. Ofertantul primește la adresa de e-mail înscrisă în formularul online de înregistrare un mesaj informativ privind aprobarea cererii și emiterea certificatului digital de acces în sistem.

6. Instalarea certificatului digital emis se face urmând instrucțiunile și link-ul primite la adresa de e-mail.

Cum se depune oferta de către un operator economic în SEAP?

Pentru a depune o ofertă pe SEAP, un operator economic trebuie să se înregistreze în platformă, urmând apoi autentificarea în contul creat. După logare, identifică licitația dorită și depune oferta parcurgând pe rând, următorii pași: Deschide o licitație din secțiunea ”Anunțuri de participare”- Vizualizare procedură – Înscriere în procedură.  

De asemenea, operatorul economic poate adăuga produsele/serviciile sale în ”Catalogul electronic” pentru achizițiile directe ale autorității contractante.

Ce costuri implică SEAP?

Utilizarea SEAP implică anumite costuri pentru operatorii economici (firmele care participă la licitații). Platforma este gratuită pentru instituțiile statului, astfel NU există costuri de utilizare pentru publicarea procedurilor de achiziție în SEAP.

Taxe participare proceduri SEAP

Iată care sunt costurile pentru participarea la procedurile de licitație pentru ofertanți:

1. Pentru înscrierea produselor în Catalogul electronic disponibil în SEAP –  tariful este de  11,90 RON (10 RON la care se adaugă TVA 19%)/o poziție de catalog. Perioada de valabilitate a unei poziții de catalog achiziționate este de un an de la data emiterii facturii.

2. Pentru participări preplătite – tariful este de 119 RON (100 RON la care se adaugă TVA 19%)/ participare preplătită. Tariful se plătește de către un ofertant pentru înscrierea în vederea participării la o procedură de atribuire desfășurată online prin SEAP. Participările preplătite cumpărate se reportează dacă nu sunt utilizate.

ATENȚIE! Lunar, ofertanții primesc automat în sistem o participare gratuită și nereportabilă dacă nu este utilizată.

Alte tarife care se percep ofertanților sunt:

• Tarif pentru notificări pentru primirea prin email pe o perioadă de un an a unor notificări privind diverse rapoarte generate în sistem – 42,84 RON/sablon notificare/an (36,00 RON la care se adaugă TVA 19%)
• Tarif pentru pentru primirea prin email a unor informații privind desfășurarea unei proceduri la care nu se înscrie, dar pe care dorește să o monitorizeze – 5,59 RON /abonare procedură (4,70 RON la care se adaugă TVA 19%)
• Abonament servicii web – tarif: 1.658,86 RON /lună (1394,00 RON la care se adaugă TVA 19%). Tariful se plătește de către un ofertant pentru realizarea diverselor rapoarte sau alte informații publice din cadrul SEAP.

Ce achiziții se pot face prin intermediul platformei SEAP?

Autoritățile contractante pot realiza o gamă variată de achiziții prin intermediul platformei SEAP, în funcție de nevoile specifice activității lor. De exemplu, o instituție de învățământ (școli, grădinițe, licee sau universități) pot achiziționa produse necesare procesului educațional, cum ar fi: mobilier școlar, echipamente IT (laptopuri, videoproiectoare, table interactive), rechizite, manuale, materiale didactice sau consumabile. De asemenea, pot achiziționa și echipamente pentru laboratoare, materiale pentru activități practice sau sportive, jocuri educative sau instrumente muzicale.

Pe lângă bunuri, instituțiile pot contracta servicii și lucrări, precum: servicii de pază și protecție, curățenie, reparații, mentenanță IT, transport pentru elevi sau activități extracurriculare (ateliere, excursii educative în cadrul programului „Școala Altfel/Școala Verde”). Totodată se pot achiziționa și lucrări de modernizare, renovare sau construcții de infrastructură educațională.

Cum achiziționezi activități pentru Săptămâna Verde/Școala Altfel prin SEAP?

Cadrele didactice sau reprezentanții instituțiilor de învățământ care doresc organizarea de activități educative speciale în cadrul programelor Școala Altfel sau Saptamana Verde pot utiliza platforma SEAP pentru a accesa servicii creative și educative oferite de furnizori acreditați.

Achiziția se face simplu, prin cumpărare directă, dacă valoarea totală a activității este sub pragul legal (270.120 lei fără TVA). Inițierea achiziției se face din modulul ”Cumpărări directe” – ”Catalog electronic”. În catalog autoritatea contractantă are posibilitatea să aplice o serie de filtre de căutare după criteriile de interes.

De exemplu, o instituție de învățământ care dorește să achiziționeze ateliere educative cu experimente științifice pentru Școala Altfel/Verde caută operatorii economici care furnizează astfel de servicii, introducând cuvinte cheie precum: ”ateliere științifice”, ”ateliere știință”, ”experimente științifice”, ”cursuri științifice”. De asemenea, pot căuta după denumirea furnizorului, județul de reședință al operatorului economic, CPV, CUI, preț sau alte criterii.

Un exemplu de furnizor accesibil direct prin SEAP pentru astfel de activități este EXPERIMENTE WOW, platforma educațională ce oferă experimente științifice spectaculoase și interactive pentru elevi. Iată cum poate fi găsit operatorul în catalogul SEAP:

Praguri pentru achiziții publice SEAP

Pragurile de achiziții publice în SEAP sunt stabilite prin Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice (actualizată în 13.06.2024). Aceste praguri pot fi găsite în actul normativ la Secțiunea a 4-a, Paragraful 1- Praguri.

Astfel, conform art. 7 alin 1 din legea mai sus menționată, autoritatea contractantă are obligația publicării unui anunț de participare și/sau de atribuire în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene (JOUE) în cazul achizițiilor a căror valoare estimată, fără TVA, este egală sau mai mare decât următoarele praguri valorice:

• 27.334.460 lei – pentru contractele de achiziție publică/ acordurile-cadru de lucrări;
• 705.819 lei – pentru contractele de achiziție publică/ acordurile-cadru de produse și de servicii;
• 1.090.812 lei – pentru contractele de achiziții publice/ acordurile-cadru de produse și de servicii atribuite de consiliul județean, consiliul local, Consiliul General al Municipiului București, precum și de instituțiile publice aflate în subordinea acestora;
• 3.701.850 lei – pentru contractele de achiziție publică/ acordurile-cadru de servicii care au ca obiect servicii sociale și alte servicii specifice.

Conform art. 7 alin. 5 si 7 din aceeași lege, pragurile pentru achizițiile directe sunt:

• valoarea estimată mai mică de 270.120 lei (fără TVA) – pentru produse sau servicii
• valoare estimată mai mică de 900.400 lei (fără TVA) – pentru lucrări

În cazul achiziției directe, autoritatea contractantă:

• are obligația de a utiliza catalogul electronic pus la dispoziție de SEAP sau de a publica un anunț într-o secțiune dedicată a website-ului propriu sau al SEAP, însoțit de descrierea produselor, serviciilor sau a lucrărilor care urmează a fi achiziționate, pentru achizițiile a căror valoare estimată este mai mare de 200.000 lei, fără TVA, pentru produse și servicii, respectiv 560.000 lei, fără TVA, pentru lucrări;
• are obligația de a consulta minimum trei operatori economici pentru achizițiile a căror valoare estimată este mai mare de 140.000 lei, fără TVA, pentru produse și servicii, respectiv 300.000 lei, fără TVA, pentru lucrări, dar mai mică sau egală cu valoarea menționată la punctul de mai sus; dacă în urma consultării autoritatea contractantă primește doar o ofertă valabilă din punctul de vedere al cerințelor solicitate, achiziția poate fi realizată;
• are dreptul de a achiziționa pe baza unei singure oferte dacă valoarea estimată a achiziției este mai mică sau egală cu 140.000 lei, fără TVA, pentru produse și servicii, respectiv 300.000 lei, fără TVA, pentru lucrări;
• are dreptul de a plăti direct, pe baza angajamentului legal, fără acceptarea prealabilă a unei oferte, dacă valoarea estimată a achiziției este mai mică de 9.000 lei, fără TVA.

Cum obții informații despre participarea la licitații ?

Ofertanții pot vizualiza toate informațiile despre participarea la licitații în SEAP direct din platformă, prin accesarea anunțurilor de inițiere. În această secțiune, fiecare autoritate contractantă publică detaliile despre licitațiile active, inclusiv cerințele, termenele și documentația necesară (caiet de sarcini). În momentul publicării anunțului de inițiere se inițiază propriu-zis procedura de achiziție.

Ofertanții pot căuta licitațiile de interes după codul CPV (Clasificarea produselor și serviciilor), tipul anunțului, autoritatea contractantă sau data publicării, facilitând astfel identificarea oportunităților relevante.

Totodată, ofertanții pot consulta Planurile Anuale de Achiziții, care arată ce și când intenționează să achiziționeze instituțiile publice, oferind o perspectivă asupra viitoarelor licitații.

De ce ai nevoie pentru a utiliza platforma SEAP?

Pentru a utiliza platforma SEAP în calitate de ofertant sau autoritate contractantă, este nevoie de un certificat digital. Acesta se obține după aprobarea cererii de înregistrare în SEAP. Certificatul digital reprezintă un instrument electronic de identificare care atestă identitatea unui utilizator în mediul online, un fel de buletin/carte de identitate în lumea digitală. Perioada de valabilitate a unui certificat digital este de un an de zile, termen după care documentul poate fi reînnoit.

Certificatul digital este necesar pentru obținerea semnăturii electronice, prin care se semnează documentele din SEAP.

Menționăm faptul că, pentru a semna electronic documentația necesară în platforma SEAP, este obligatorie achiziționarea unui kit de semnătură electronică de la un furnizor autorizat de servicii de certificare. Acest kit include un certificat digital calificat, un dispozitiv criptografic (token) în care este stocat certificatul și un CD cu software-ul de semnare și ghidurile de utilizare.

Certificatul digital permite semnarea unui număr nelimitat de documente electronice, garantând autenticitatea și securitatea acestora.

În concluzie, SEAP – Sistemul Electronic de Achiziții Publice este o oportunitate de a aduce în școli activități educative de calitate, în acord cu cerințele legale. Cadrele didactice și conducerea unităților de învățământ pot valorifica această platformă pentru îmbogățirea experienței educaționale a elevilor oferindu-le acestora în cadrul săptămânilor Școala Altfel/Școala Verde experiențe relevante și atractive.

Sursa foto: Vecteezy.com